Tema 23. Bases de datos: concepto, estructura y manejo básico. Microsoft Access y LibreOffice Base.

📘 Tema 23 – Bases de Datos: Concepto, Estructura y Manejo Básico. Microsoft Access y LibreOffice Base.

Las bases de datos permiten almacenar, organizar y consultar grandes cantidades de información de forma estructurada. Este tema explica sus elementos principales y el funcionamiento básico de Access y LibreOffice Base.

🧭 1. ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto organizado de información estructurada que puede ser consultada, modificada y gestionada de forma eficiente mediante un sistema gestor de bases de datos (SGBD).

Características principales

• Permiten almacenar datos de forma estructurada.
• Evitan duplicidades.
• Facilitan consultas rápidas.
• Garantizan integridad y seguridad.
• Permiten relacionar información.

flowchart LR
A[Base de Datos] --> B[Datos Estructurados]
A --> C[Consultas]
A --> D[Integridad]
A --> E[Relaciones]
A --> F[Evita Duplicidades]

🧩 2. Estructura de una base de datos

El modelo más utilizado en la Administración es el modelo relacional.

Elementos principales

• Tablas: estructura básica donde se almacenan datos.
• Registros: filas de una tabla.
• Campos: columnas que definen tipos de datos.
• Claves primarias: identifican de forma única cada registro.
• Claves externas: relacionan tablas entre sí.
• Relaciones: conexiones entre tablas (1:1, 1:N, N:M).

graph LR
A[Base de Datos Relacional] --> B[Tablas]
A --> C[Registros]
A --> D[Campos]
A --> E[Clave Primaria]
A --> F[Clave Externa]
A --> G[Relaciones]

Tipos comunes de relaciones

• Uno a uno (1:1)
• Uno a muchos (1:N)
• Muchos a muchos (N:M)

flowchart LR
A1[1:1] --> A2[Un registro → un registro]
B1[1:N] --> B2[Un registro → varios registros]
C1[N:M] --> C2[Varios registros ↔ varios registros]

🛠️ 3. Manejo básico de una base de datos

Manejar una base de datos consiste en crear tablas, definir relaciones, introducir datos y realizar consultas útiles.

Operaciones fundamentales

• Crear una base de datos
• Crear tablas y definir campos
• Asignar tipos de datos (texto, número, fecha…)
• Definir claves primarias
• Establecer relaciones
• Introducir datos
• Realizar consultas y filtros
• Diseñar formularios e informes

flowchart LR
A[Manejo Básico] --> B[Crear Tablas]
A --> C[Definir Campos]
A --> D[Claves Primarias]
A --> E[Relaciones]
A --> F[Consultas]
A --> G[Formularios e Informes]

🖥️ 4. Microsoft Access

Access es un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) incluido en Microsoft Office.

Elementos principales

• Tablas
• Consultas
• Formularios
• Informes
• Macros

Ventajas

• Interfaz intuitiva para usuarios no expertos.
• Permite crear bases de datos completas sin conocimientos avanzados.

Usos típicos en la Administración

• Gestión de expedientes
• Registros administrativos
• Inventarios
• Listados y estadísticas

graph LR
A[Access] --> B[Tablas]
A --> C[Consultas]
A --> D[Formularios]
A --> E[Informes]
A --> F[Macros]

🖥️ 5. LibreOffice Base

LibreOffice Base es la alternativa libre y gratuita a Access, incluida en LibreOffice.

Características

• Compatible con otros gestores de bases de datos.
• Basado en estándares abiertos.
• Incluye asistentes que facilitan la creación de tablas y formularios.

Componentes principales

• Tablas
• Consultas
• Formularios
• Informes

flowchart LR
A[LibreOffice Base] --> B[Tablas]
A --> C[Consultas]
A --> D[Formularios]
A --> E[Informes]

🎯 6. Diferencias básicas entre Access y Base

• Access pertenece a Microsoft; Base es software libre.
• Access es más potente para automatizaciones (macros).
• Base es más compatible con sistemas abiertos.
• Ambos permiten crear y gestionar bases de datos con tablas, consultas y formularios.

graph LR
A[Access vs Base] --> B[Propietario vs Libre]
A --> C[Potencia Macros]
A --> D[Compatibilidad]
A --> E[Uso en Administración]

📋 7. Resumen del tema

Para aprobar este tema debes dominar:

• Qué es una base de datos
• Su estructura (tablas, campos, relaciones…)
• Qué es un SGBD
• Funciones básicas de Access y Base
• Diferencias entre ambos programas

flowchart LR
A[Tema 23] --> B[Concepto de BD]
A --> C[Estructura]
A --> D[Manejo Básico]
A --> E[Access]
A --> F[Base]

📦 Pack de Tarjetas Mermaid (Flashcards LR)

🎴 Tarjeta 1 – Concepto clave

graph LR
A[¿Qué es una BD?] --> B[Conjunto organizado de datos]

🎴 Tarjeta 2 – Estructura

graph LR
A[Estructura] --> B[Tablas]
A --> C[Campos]
A --> D[Registros]
A --> E[Relaciones]

🎴 Tarjeta 3 – Manejo básico

graph LR
A[Manejo] --> B[Crear Tablas]
A --> C[Definir Campos]
A --> D[Hacer Consultas]

🎴 Tarjeta 4 – Access

graph LR
A[Access] --> B[Tablas]
A --> C[Consultas]
A --> D[Formularios]
A --> E[Informes]

🎴 Tarjeta 5 – Base

graph LR
A[Base] --> B[Tablas]
A --> C[Consultas]
A --> D[Formularios]
A --> E[Informes]

---

📚 Conclusión

Las bases de datos son una herramienta esencial en la Administración. Conocer su estructura y funcionamiento básico en Access y LibreOffice Base te permitirá entender cómo se organiza la información administrativa y resolver preguntas del examen con seguridad.